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厦门汉墨企业管理咨询有限公司

5.6 文件的评审
质量体系文件在管理评审时，以及在内部质量审核发现文件不适用时，由管理者代表组织复审，必要时予以修订、更新并重新批准。
5.7 外来文件
所有的外来文件（包括有关部门的法律、法规、技术规范、行业标准、规定及客户提供的文件和资料等）按5.2.1规定进行收集\审查\引用或转化并建立“外来文件清单”，分发时填写“文件分发记录”，负责接收和使用外来文件的部门应定期检查外来文件的修订情况，确保使用有效版本。外来文件的最新版本按5.2.1规定由对外接洽部门负责收集、审查并转化。当外来文件失效、过期或作废时，由管理部门依“文件分发记录”签收情况全部回收，加盖“作废”章，并记录于“文件分发记录”上，各部门存档相关的外来文件的复印件。
5.1 质量记录的范围和表现形式
5.1.1质量记录的形式可以是表格、图表、报告，也可以是媒体、磁带、软盘、光盘或胶片等。
5.1.2质量记录之空白表格是一种特殊形式的文件，需要有编制与审核，表格填写内容的更改要求重新经过原制人或其授权人的审批。一般情况下质量记录的空白格式与内容会连同引用本表格的程序和工作文件一起被审核和批准。
5.1.3与质量体系运行有关的记录，如：内部审核记录、管理评审记录、文件控制记录、培训记录、校准记录、设备管理记录、纠正预防和改正措施相关记录等。
5.1.4与质量活动有关的记录，如：订单评审记录、采购控制记录、产品的检验和试验记录、不合格品处理记录、产品标识及处理记录、紧急放行记录、统计技术应用记录、质量计划相关记录、顾客投诉记录等。
5.2 质量记录的填写
5.2.1 质量记录填写应认真，及时，内容正确、完整，字迹清晰易于阅读，能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、记录者、核准者的签署等（签全名）
5.2.2 记录书写应不易擦拭，不能使用铅笔书写，如须修改时，应在涂改处划线并签章/签名、注上日期。
5.2.3 重要记录之内容修改或空白处城需以“/”或“X”等符号划记，避免规定需填写之内容漏记。

1.0 目的
对有关质量体系的文件和资料进行有效控制，确保对有关文件的批准、发布、使用、更改、作废、回收等有章可循，防止使用失效作废的文件和资料。
2.0 范围
适用于与质量有关的文件和资料的编制、审核、批准、标识、分发、更改、保存、作废、回收等活动的单位和个人
3.0 定义（无）
4.0流程图
5.5 记录的查阅、借阅
5.5.1 存档中的质量记录有需要查阅、借阅时，依以下作业实施
A、 需用质量记录时应向记录管理人员调出所需文件；
B 、借出的文件应维持其整洁和完整性，并不得划记。非经允许不得拆卸、复印，使用完应尽速归档；
C 、记录管理人员应仔细检查归还文件的完整性后方可入档结案。
5.5.2 涉及商业机密、技术机密或足以影响公司营运的质量记录，不得对外泄漏，非经允许不得复印、复制、外借
5.5.3 各部门主管应确保质量记录的维持，当顾客提出要求时，其产品质量记录可提供顾客或认证机构做评审或检验产品时用。
5.6 质量记录的休存与处理
5.6.1 “质量记录一览表”要经过管理代表审核，质量记录保存期限按“质量记录一览表”中规定的要求进行。
5.6.2质量记录档案的存放应置于安全、干燥的地方便于检索，并注意防火、防虫蛀、防潮、防晒等工作，对于保存在电脑中的记录还需防止被无故更改或丢失，并做好备份。
5.6.3质量记录于保存期限终了后，可以销毁或继续保存。各部门销毁质量记录要经过本部门主管的审批，并在有人监督情况下执行，保留销毁记录。