安庆会议执行策划 专业团队

在会议的休息时间，可以适当的放一些音乐，在选择的时候要注意音乐是否合适，乐曲尽量选择轻音乐，声音不要太响，在会议即将开始之前的1-2分钟将音乐停下，这也是给与会人的一个信号，表明会议即将开始了。并且，策划公司还要注意会议的横幅、茶水、桌签、话筒等细节是否正常，这都是会影响会务的细节。

一个企业每天的工作量都是不固定的，很多事情的开展都需要前期的准备的，会议活动更是公司常有的一项日程，所以在每次开展大型会议之前，一定要制定充分的会议策划。只有这样，才能把人员通知到位，活动流程提前告知大家，让参会的人提前准备好相关的材料。

会议策划的细节
　　1、 在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度表”。
　　2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。
　　3、 如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理)。
　　4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。
　　5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。
　　6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。
　　7、 会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系，如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。
　　8、 报到结束后，及时通知会议承办方准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。
　　9、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备)，确保万无一失。
　　10、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。
　　11、 作好会议期间的协调工作。
　　12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。
　　13、 会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。

会议策划三要素
　　1、会议目标
　　开会的目的都是为了达到一个目标，会议的目标决定了会议策划的很多环节，只有确定会议的目标，才可以确定哪些人参加会议，以及会议的地点、议程和和预算等，只有明确会议目标，和为实现目标所安排的会议内容后，才可以确定会议的其它要素。
　　会议目标相关的因素很多，或许受一些与会议有关的客观因素的限制，会议目标不能全部达到，这就需要对计划做一些调整。
　　2、与会者
　　一旦明确了会议目标，就可以确定哪些人需要参加会议，除了与会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，另两类人是经常需要考虑的；一是需要邀请不同类型的贵宾，可以提升会议的层次；二是允许(或邀请)与会者携带家属，如果是参加人数较少的中、高层会议，可以考虑邀请家属参加，以增进中、高层员工之间的感情。
　　3、会议方案
　　会议策划的结果，是一套完善的会议方案，包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关实务、会议预算三个部分。