梅州ISO认证 ISO管理体系认证申请流程

深圳汉墨管理咨询有限公司

电子文档的更改、作废
文件的修改、修订由文件的原制定部门负责，由原批准人员或授权人员批准，修改后的文件应通知所有使用该文件的人员，收到通知的人员应及时更新各自计算机上保留的相应文件，及时删除原有作废文档，以防止作废电子文档的非预期使用；当电子文档有新版本发布时，旧版本自动作废。
5.15.5电子文档的归档
可按一定规律建立相应的分级文件夹对电子文档进行分类存放、归档。因电子文档按文件夹归档、存放的方式本身就具有易于检索的特点，故可不要求制作文件或记录的归档清单。
5.15.6电子文档的防护
对存放电子文档的公司服务器、个人计算机应采取相应的病毒防范措施，防止电子文档的意外损坏、丢失。在公司服务器上的电子文档防护工作由行政人事部负责；个人计算机上的电子文档防护工作由该计算机用户负责，个人计算机出现故障应及时向行政人事部反馈。
5.15.7电子文档的移交
当发生工作调动或更换计算机时，要做好电子文件档的移交工作。特别是因工作调动时，需向交接人员说明电子文档存放情况，并同时刻制光盘，做好电子文件档的移交工作。
5.15.8电子文档的定期清理
公司计算机用户须定期清理各自计算机上的电子文档，及时将过期、无效文件删除。
5.15.9电子文档的管理
5.15.9.1为确保上传至服务器的文档准确性，仅部门*文档管理人员拥有修改权限并负责修改文件服务器的文件。
5.15.9.2文件服务器文件夹和权限分配：文件服务器文件夹所有用户除管理员外均无删除权。部门文件夹中除各部门文档员拥有文件修改权限其他人无修改权限。
5.15.9.3所有存放于“文档室”文件夹中的电子文档由各部门]文档员负责修改。修改须按照《成文信息管理制度》编写版本号，修改文档需提交“《文件更改申请单》”由部门主管批准方可修改，修改同时须修改版本号,禁止出现重复文档多版本号或重复版本号多个文档。

目的
对顾客及外部供方提供的产品进行有效的标识、验证、储存、保养并进行有效的质量控制，以确保顾客提供的产品的质量符合规定的要求。
2 适用范围
适用于顾客及外部供方提供的供组织使用的顾客财产进行质量控制。
3 职责
对顾客提品的质量控制，由发展战略部归口管理，项目部配合实施。
4 工作程序
顾客及外部供方财产定义：顾客及外部供方财产是指顾客或外部供方所拥有的为满足合同要求向施工方提品、设施、财物和信息材料，如发包方提供的建筑材料、构配件和设备、外部供方提供的材料、设备等。
4.1顾客或外部供方财产包括：
a.公司存在的顾客财产包括：施工图纸、甲供材料、施工现场提供的基础设施，如办公场所。
b.外部供方财产包括有：设备、材料、电梯等基础设施、企业材料运输车辆
4.2 顾客或外部供方财产的调拨和领用
战略发展部根据工程（产品）合同规定，按计划从顾客调拨（领用）所需产品。顾客的财产应按顾客*要求及用途使用，未经顾客同意不得擅自挪作它用或处理。
4.3 顾客或外部供方财产（产品）的验证
各项目部对顾客或外部供方提供的产品进行验证、检验。
4.3.1 项目部质检员对顾客或外部供方提供的产品进行外观检查和数量清点，填写在《顾客财产登记表》中，对残损、短缺、缺陷、不适用等情况应加以记录，并及时向顾客报告和签证确认手续。
4.3.2 按规定要求进行复验的产品，由质检员委托具有相应的试验室检验，检验报告应作为材料进货检验记录的附件一并保存。
4.3.3 在验收、施工安装、使用、贮存、搬运期间，对发现不符合要求的产品，由项目部填写《顾客财产问题反馈表》连同检验报告，及时反馈给顾客，并退库手续。
4.3.4 本公司的验证不能免除顾客提供合格产品的责任。
4.3.5 验证合格的顾客财产入库贮存时，应将其置于专门*的区域，注明顾客提供的产品。
4.3.6 顾客知识产权的控制
项目部对于顾客的知识产权，如**技术、产品规范、安装图样、管理或商业机密等信息，应进行保密控制。对顾客提供的有关产品技术文件等，应按《成文信息管理制度》要求进行控制。
4.3.7外部供方财产的控制
a.施工设备在使用期间由租赁单位提供维护操作。项目部具有使用权。工作人员按照操作人员的要求和操作规程使用电梯，不允许私自操作电梯或**重**载。
b.材料运输车到现场施工时，由供方人员负责操作。项目工人员不允许擅自操作。

1 目的
1.1本制度规定了公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件及适用的外部文件的审批、发放、更改、处置等控制方法，防止使用作废文件。
1.2对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。
2 范围
本制度适用于公司所有电脑用户、质量、环境、职业健康安全管理体系文件、财务账务表、技术文件以及与本公司质量、环境、职业健康安全管理有关的外来文件的管理控制。
3.定义
3.1文件、文档: 信息及其承载媒体。管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件，如: 手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。而媒体可以是纸张、光盘、照片、样件、电子媒体或其它的组合。管理体系文件是管理体系运行的依据。
3.2 受控文件:按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料，目的是为了防止作废文件的误用、混用。
3.3 手册: 描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。
3.4 管理制度：规定完成某项活动方法的文件。。
3.5 作业文件:如作业指导书、管理规定等，详细具体说明工作方法的文件，
3.6 表格: 用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。
3.7 归档: 同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或*保存方法保存备案(备查) 的过程。
3.8 无纸化办公系统: 这里指公司及所有分支机构使用的办公系统，包含但不限于ERP 系统、LUTOS、电子邮件等所有办公系统软件。
3.8 载体: 硬盘、磁盘、可读光盘等存储介质。
4 职责
4.1行政人事部是质量、环境、职业健康安全管理体系文件控制的主管部门，负责归档文件的收集、备份与管理，负责相应的环境保律法规及职业健康安全法律法规管理以及行业管理规定的收集与管理。
4.2 技术部负责技术标准、公司技术文件及软件的管理。
5 工作程序
5.1 文件范围
本制度规定公司以下类型文件的管理：
5.1.1 质量、环境、职业健康安全管理体系文件：质量、环境、职业健康安全管理体系手册，制度文件，工作文件。
5.1.2 外来的与公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的法律法规及国家、行业有关技术标准和有关公文。
5.1.3 质量、环境、职业健康安全管理体系运行过程中形成的技术、指导性文件。

1 目的
为了确保公司一体化管理体系信息的及时、准确地收集、传递及反馈，作好信息的管理工作，特制定本程序。
2 适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
3 职责
3.1 总经理负责本程序的归口管理。
3.2 行政人事部负责统筹公司对内、对外有关质量、环境、职业健康安全的信息收集、传递和处理。
3.3 行政人事部负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
3.4 战略发展部负责与合同相关方（顾客）的信息的收集、传递和处理。
3.5 各部门负责工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息的收集。
4 工作程序
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息
4.1.1.1 安全生产监督局、地方监测站、**、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地**、认证机构网上、电力局等部门或检查的结果及反馈的信息；
4.1.1.2 政策法规标准类信息，如职业健康安全、环境法律法规、条例、产品标准等；
4.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供应商、废物收购方、社区居民、员工家属等；
4.1.1.4 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、职业健康安全卫生、质量技术等管理方面的信息。
4.1.2 内部信息
4.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；
4.1.2.2 （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；
4.1.2.3 紧急信息，如出现火灾、疾病的传播、洪涝灾害、台风、事故、事件等情况下的信息与记录；
4.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。
4.2 信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理
4.2.1.1 工程部、行政人事部，负责安全生产监督局、地方监测站、**、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地**、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由工程部、行政人事部传递到公司相关部门及项目部，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相关程序文件的要求进行处理；
4.2.1.2 各相关部门、项目部按其业务范围将收到的上级主管部门文件呈报部门主管后做出相应的处理，若直接从外部获取的有关的法律、法规和标准等管理信息时，应在一周内以《信息联络处理单》反馈到工程部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门；