揭阳知识产权管理体系认证需要那些材料

深圳汉墨管理咨询有限公司

1在生产、办公设备、软件采购时，采购部应当重视对供应商及所采购产品的知识产权状况进行评价与确定，要求供应商提供涉及产品的知识产权权属证明。相关采购合同还需经知识产权部出具《合同知识产权审查表》，方可签署。
2其他部门在使用生产、办公设备、软件时，需关注相关设备、仪器、软件的知识产权状态，知识产权部每年一次开展自查，编制《生产、办公设备及软件自查表》，一旦发现侵权风险，制定《生产、办公设备及软件侵权处置方案》报管理者代表审批执行。
3由知识产权部提供被监控的我方知识产权信息，市场部根据业务拓展的渠道及范围及时跟踪市场信息，对可能涉及的我方知识产权被侵权信息进行定期监控记录，每月登记IPJL741-27-1《知识产权纠纷记录台账》，并提交知识产权部进行信息甄别或判断，如果发生纠纷事件，发现部门还需提交《侵权反馈表》。
4知识产权部每月定期监控公司主营产品可能涉及他人知识产权的状况，监控依据每月更新的《知识产权信息汇总表》相关产品领域知识产权信息，分析判断我方产品是否涉嫌侵犯他人知识产权，并登记IPJL741-27-2《知识产权纠纷记录台账》，如果发生纠纷事件，发现部门还需提交《侵权反馈表》。
5知识产权部负责对被控侵权信息的监控收集，发生被控侵权事件时，登记IPJL741-27-3《知识产权纠纷记录台账》，编制《侵权反馈表》。
6由知识产权部主导，各相关部门配合对每月汇总收集到的《知识产权纠纷记录台账》及相关信息进行分析、识别，确认是否存在侵权风险。分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度，作出相应的知识产权保护和风险方案，每月发布《知识产权风险评估报告》；如果存在侵权，则在《知识产权风险评估报告》中提出启动知识产权应急方案，经管理者代表和在总经理核准后进入应急方案启动流程。如果是知识产权争议案件，知识产权部据此制定《被控/被侵权法律纠纷评估报告》，具体依据《知识产权法律纠纷处理控制程序》执行。
7应急方案启动后，立即进行：
1）由知识产权部对权力障碍清除可能性进行分析，交叉许可可能性分析，主导和解可能性分析。
2）由研发部负责产品替代性分析。
3）由市场部负责产品市场情况分析。
8根据7的分析情况作出相应的处置方案。
1）权力障碍具有清除可能的，启动权力障碍清除程序，如对**、商标提起无效等。同时，尽可能做出产品替代方案，以确保在权力障碍无法清除时，及时对产品进行更新、替代。
2）权力障碍不具有清除可能的，由市场部负责收集对方产品信息，由知识产权部负责、研发部协助进行对方产品涉及公司权力可能性进行分析。有交叉许可权力基础的，由知识产权部主导以交叉许可为目的进行和解沟通或暂缓处理，进一步跟踪权力方的动态。没有交叉许可权力基础的，由知识产权部主导进行和解沟通或暂缓处理。同时，根据市场情况分析进行产品替代方案的实施，力求以短时间、小市场影响、成本，对涉嫌侵权产品进行更新、替代。
9上述8处置方案经总经理核准后实施，主导部门根据实施进展中的具体情况及时作出处置方案的优化，报总经理核准后实施优化方案。

1知识产权的获取工作计划
1.1知识产权部根据企业的知识产权目标制定知识产权的获取工作计划，填写《知识产权获取工作计划表》。
1.2工作计划要明确获取的方式和途径，并监督考核计划的完成情况。
2知识产权的提案申请需求
2.1凡欲提案申请知识产权，应填写《知识产权申请审批表》；
2.2部门负责人应在“部门审查意见”栏，就知识产权申请是否符合有关规定作出初审的意见；
2.3知识产权申请审批需要加快的，申请部门应当以书面形式提出，说明需加快理由，同《知识产权申请审批表》一并交到知识产权部。
3知识产权申请的审批
3.1知识产权部对申请的知识产权进行检索和审查，具体按照《知识产权检索控制程序》进行检索，出具《知识产权检索报告》，并将检索的情况及审查意见填入《知识产权申请审批表》中。
3.2《知识产权申请审批表》经管理者代表批准后，方可申请（涉及**的开始着手撰写《技术交底书》，祥见4），以避免知识产权提案涉及公司技术机密。
3.3管理者代表批准后，知识产权部将《知识产权申请审批表》复印件返回到申请部门，并进行知识产权申请办理。
3.4对于审核未通过的提案，知识产权部反馈回提案部门，可改善的，由提案部门决定是否改善后重新提案或终结；不可改善的终结处理。
4编写技术交底书
4.1知识产权提案申请通过后，申请专利的需要撰写人开始编制《技术交底书》，公司任何人都可以编写与工作岗位相关的知识产权，**提案包括但不限于材料、设计、工艺、设备等方面。
4.2撰写人在写《技术交底书》时，应就以下内容进行撰写：
1）摘要，内容包括发明或实用新型所属技术领域、需要解决的技术问题、主要技术特征和用途。文字不得**过200字。
2）详细介绍技术背景，概要表述相近技术解决方案；
3）现有技术的缺点与不足，针对这些缺点与不足阐述本发明的目的，本发明所带来的效果；
4）申请发明或实用新型**时，需要具体描述实现发明或实用新型的实施例，详细描述实施的方式，列 出各种参数与条件，并对照附图加以说明和描述。
5）本发明需要保护的具体技术特征，以区别于现有的技术特征。
6）本发明的基本内容详细阐述，应该结合流程图、原理框图、电路图、时序图进行说明，所提供的技术图纸需要以CAD或者3D格式。
4.3需要发表公开论文的，请撰写人按照论文格式进行撰写，并经过有权部门审核后方能发表。具体按IPCX-006《知识产权信息资源控制程序》执行。
4.4需要申请商标的，设计人需要对商标的特点进行表述，并附商标图档。
4.5撰写人将技术交底书电子档、论文、申请的商标发给知识产权部的**窗口专员，知识产权窗口专员填写《知识产权管理台账》，登记知识产权相关信息。

1 目的
对公司采购过程进行控制，确保所采购的物资能符合知识产权管理的相关要求。
2 适用范围
适用于公司所需的采购产品以及相关方的选择、评定和控制。
3 职责
3.1 采购部：做好供方信息、进货渠道、进价策略等信息资源的管理和保密工作；在采购合同中应明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等，必要时应要求供方提供知识产权权属证明。
3.2 知识产权部：负责针对采购部提供的上述信息，对于涉及知识产权事项的，应当根据实际需要进行必要的知识产权检索分析。
3.3 知识产权部：负责合同中涉及的知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等事项进行审核。
4 术语及定义
无
5 程序
5.1采购需求提出
5.1.1需求部门根据采购种类，分为机器设备申购、样品申购、办公用品/辅料申购，需求部门提出采购需求，对于涉及知识产权的产品采购开展如下5.1.2知识产权管理作业。
5.1.2合格供应商审查
5.1.2.1对于涉及知识产权的产品采购，采购部要求供应商提供相关产品涉及知识产权的权属证明材料，如**证书、商标证书、版权证书等，权属不是供应商的要提供有效授权证明文件。采购部据此查证相关产品是否具有知识产权或侵犯他人知识产权，以采购知识产权侵权产品的风险。
5.1.2.2采购部根据收集的相关知识产权信息，填写《供应商知识产权审查表》，评估采购风险，确认合格供应商。涉及代理供应商，应当要求其提供知识产权声明或有效授权证明文件。确认合格供应商还应包括收集分析其他相关资料，包括营业执照、机构代码、税务登记证、认证证书等证明。
5.2采购合同草案需提交知识产权部审核，《合同知识产权审查表》同意签署的，采购部与供应商签订正式采购合同。在合同中必须明确规定知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等；对于客户提供的格式合同，要重点审查合同中涉及知识产权的前述事项。如采用已经过知识产权审核过的公司范本合同，则不用提交知识产权部审核。
5.3委外加工生产时，应当在委托合同中明确规定知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等条款。
5.4信息管理
5.4.1采购部做好供方信息、进货渠道、进价策略等信息资源的登记、管理和保密工作，电子信息要在加密设置访问权限的电脑里，纸件要放置在加锁的文件柜中专人保管。

涉密载体管理
1密级及范围
公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级：
1） **技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；
2） 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；
3） 公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），员工工资收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级；
4） 公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。
2保密期限
一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保密期限为3年。
3涉密载体定密程序
由秘密载体材料起草人在秘密载体制作之前，根据相关规定提出密级意见，并进行密级标识。填写《涉密信息清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。
4涉密载体的控制
1）涉密载体的管理原则：秘密载体管理遵循“严格管理、严密防范、确保安全、方便工作”的原则。
2）涉密载体的制作：制作秘密载体，应当注明密级。文件形式的公司秘密事项应在封面（或者首页）的左上角标明密级；非书面形式的秘密载体或密品，能够标明密级，应以标签的方式标明（如：磁介质、光盘等）。
3）涉密载体的收发与传递
a.各业务部门收发涉密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续。分发、借阅涉密载体，需填写《涉密载体收发记录表》。
b.涉密部门收到涉密载体后，由部门负责人根据涉密载体的密级和制发单位的要求及工作的实际需要，确定本部门知悉该秘密的人员范围。任何部门和个人不得擅自扩大企业秘密的知悉范围。
4）涉密载体的保存
a.保存涉密载体，应当选择安全保密的场所和部位。工作人员离开办公场所，应当将涉密载体存放在保密设备里。
b.需要归档的涉密载体，应当按照公司档案管理规定归档。
c.各部门对自己保存的涉密载体要登记《涉密信息清单》，并经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总。
5）涉密载体的销毁
a.销毁涉密载体，由主办人员填写《文件处理审批单》，经本部门负责人审核批准，并履行清点、登记手续后报知识产权部审核批准后定期进行批量处理。
b.销毁涉密载体，应当确保秘密信息无法还原。
c.销毁纸介质涉密载体，应当采用焚毁、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应当使用符合保密要求的碎纸机。
d.销毁磁介质、光盘等涉密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。
e.禁止将涉密载体作为废品出售。