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会议成功的关键在于会议前的周密策划，会议的准备工作一般包括会议的举行、会议时间和地点的选择、会议的邀请、会议议程的准备、会议文件的准备以及相关技术问题的处理。精心准备可以为会议的顺利召开奠定良好的基础。
会议活动策划中一定要考虑好会议的举办地点、时间和人员的确定。就如前文所谈论到的，如果会议邀请的人员差距太大，层次不齐，那么会议进行中很有可能就成了“少数人的游戏”，大多数与会者都成了“哑巴”。只靠少数人发挥作用的会议是不能体现其真正的效果的。会议要求的就是“说”，邀请人员时应注意对小，积分子，公司经营骨干的邀请，也应该适当邀请一些在基层工作的有话要说的员工，这样才能活跃会议的整体气氛，使会议活动策划收到其应有的良好效果。为了方便嘉宾和主要的出席，会议的地点可以设在大酒店，机场等交捷的场所，这也是会议活动策划能否进行好的关键。

会议活动策划中需要注意哪些问题：
1、根据规划内容确定会议活动的时间，太早或太迟都不行：计划是一个循序渐进的过程，在构思和孵化阶段，规划的雏形正在形成。只有在准备的某个阶段才需要查看工作思路和实施计划，才能有一个正式的计划，因此，会议活动策划不应太早或太迟，应该留出足够的时间进行讨论，修改和批准；
2、认真考虑筹备工作所涉及的方方面面：一般大型会议活动的筹备工作涉及很多方面的内容，这就需要组织者认真考虑，包括会议活动的主题、会议活动的时间选择、会议活动的场地、行程安排等，这些都要组织者认真谨慎考虑，以免因暂时无所作为而造成未来损失，特别是一些关键环节更需要密切关注，以免发生重大事故；
3、为会议活动的每个阶段制定实施计划：为了确保可以按时实施计划，必须为任务的每个阶段制定具体的实施计划，而进度表是监督检查的基础，也是掌握进度和调整速度的标准，组织者可以根据具体的工作内容制定活动进度表，并按进度表推进工作的开展；
4、发出会议邀请函是会议前准备工作完成的重要标志：在尚未确定和实施会议的名称、主题、时间、地点、范围和资金之前，组织者是很难进行邀约工作，这就需要组织者科学、认真地确定邀约嘉宾参会的具体事项后，根据所需规划准备工作，完成邀约工作。

大型会议活动策划方案中需要包括详细的分工以及需要完成的时间，具体注意事项如下：
1、会议活动策划方案应讲求实效、**特色的原则；
2、活动要提前筹备和确定；
3、会务准备是列出屋子清单，同事派专人落实和保管，避免遗忘或者遗失。

会议活动策划一定要保证会议发出真正的效果，那么后期的跟踪就显得尤为重要了。会议活动策划的本身其实只是公司对员工进行管理的一个重要途径和手段而已，真正的“做”,还是要看后期员工在会后的表现与落实。通过会议，可以将任务准确的交给员工，并对员工的工作进行审核，但是长久来看，会议效果的反馈还需要后期的不断与反馈，调整上次会议制定的方案中存在的不足，通过不断的跟进来保证会议活动策划的成功。
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